Запись, сделанная в день смены, — это заметка. Та же запись, сохранённая на два года, — доказательство. Разница важна ровно один раз: когда кто-то начинает спорить о ваших часах, отдыхе или оплате.
Почему два года
Большинство вопросов по оплате и отдыху приходят намного позже смены. Премию пересчитывают в конце квартала, страховой случай рассматривают через месяцы, налоговая спрашивает о рабочих днях за прошлый год. Двадцать четыре месяца — это два полных годовых цикла, включая отчётный период.
Что стоит хранить по каждой смене
- начало и конец смены и отдых внутри неё;
- пробег: гружёный и порожний;
- расчёт зарплаты за этот день: ставка, часы, премия, удержания;
- заметки об ожидании, поломке, задержке погрузки, повреждениях;
- фото CMR, пломбы или повреждения, если они были.
Если запись не отвечает на вопросы «сколько часов, сколько километров, сколько денег», позже она не поможет.
Три вопроса, на которые должен отвечать архив
- Сколько я отработал за этот месяц? Часы и дни, а не впечатления.
- Как это оплатили? Какая ставка, какая валюта, какая премия, какое удержание.
- Что было в тот самый день? Тот, который диспетчер помнит иначе.
Архив, которому нужны ноутбук, интернет и пятнадцать минут на ответ, слишком медленный для спора.
Выгружайте до того, как понадобится
Выгружайте месяц тогда, когда он закрывается, а не когда начинается спор. Одного файла на месяц с именем «год-месяц» достаточно. Держите его и вне телефона: потерянный или заменённый аппарат не должен уносить с собой два года записей.
Данные ваши, и решение тоже ваше. В записях есть рабочее время, местоположение и оплата. Не публикуйте их и проверьте, что говорит договор или работодатель о передаче этих данных.
Где здесь приложение
Truck Driver хранит архив за 24 месяца: у каждой смены остаются заметки, фото, видео и собственная запись о зарплате, а выгрузка делается в одно касание. Именно из-за архива ежедневные две минуты на запись окупаются.
Truck Driver — это собственный журнал водителя, не официальная запись тахографа и не замена документов, которые требует закон.